Guia de conferência de pedido e XML
Como funciona, passo a passo
- Escolha arquivos que representem o mesmo período, cadastro ou versão de trabalho. Separe apenas os dados necessários à conferência.
- Envie os dois arquivos. A leitura é imediata e mostra quantas linhas foram encontradas; se o Excel tiver várias abas, escolha a aba na lista. Quando as duas listas estão no mesmo Excel, basta enviá-lo uma vez: a segunda aba é usada como comparação.
- Confira as colunas reconhecidas automaticamente pelo nome dos cabeçalhos e ajuste só as que estiverem erradas. Formatos de números e datas, tolerâncias e regras especiais ficam em “Opções avançadas”.
- Execute a comparação e leia os critérios exibidos junto do relatório. Comece pelas ocorrências que exigem revisão antes de interpretar os totais.
- Filtre por situação ou por texto para organizar a análise. Baixe o CSV, gere um PDF ou imprima o resultado conforme o processo da sua equipe.
Compatibilize os códigos do fornecedor
A nota de produtos traz o código comercial do emitente no campo cProd. Esse identificador pode ser diferente do código interno do seu cadastro. Quando os códigos são diferentes, a ferramenta procura o código do pedido dentro da descrição da nota, já que muitas lojas incluem ali o código do fabricante, como 920008674 ou KF552C40BB16. Se ainda sobrar item sem par, as descrições muito parecidas são associadas e marcadas como “Confirmar produto”, porque itens parecidos podem ter especificações diferentes. Linhas repetidas com o mesmo código são somadas por padrão, com preço médio ponderado; a soma pode ser desligada nas opções avançadas.
Verifique também as unidades comerciais. Dez caixas não correspondem necessariamente a dez unidades, e o XML pode usar a unidade de venda enquanto o estoque controla outra medida. Compatibilize quantidades e preços antes do envio. Quando os dois arquivos têm coluna de unidade, o relatório avisa se elas forem diferentes, como CX no pedido e UN na nota. O leitor apresenta os campos comerciais qCom, vUnCom, vProd e uCom, mas a conferência de quantidade e preço depende das colunas selecionadas. A existência de texto igual no código não comprova, por si só, que embalagem, composição ou especificação técnica sejam equivalentes.
Quantidade, preço e impacto por item
Para cada código único presente nos dois lados, o relatório calcula quantidade recebida menos quantidade pedida e preço unitário recebido menos preço unitário pedido. O impacto comercial considera o valor recebido calculado por quantidade vezes preço, menos o valor pedido calculado da mesma maneira. No exemplo, dez unidades a 25 somam 250 no pedido; nove a 26 somam 234 no recebimento, produzindo impacto de menos 16. Uma variação de preço pode, assim, coexistir com falta de quantidade.
Esse cálculo não reconcilia o total fiscal da nota. Frete, seguros, descontos, impostos, arredondamentos fiscais e outras despesas ficam fora do impacto apresentado. O campo vProd aparece na prévia do XML, mas não substitui a fórmula escolhida para comparar o valor comercial dos itens correspondentes. As opções avançadas têm tolerâncias separadas para quantidade e para preço unitário. Diferenças dentro da tolerância continuam visíveis no relatório para a decisão do recebimento.
Exemplo calculado pela ferramenta
O botão “Carregar exemplo” preenche um caso fictício, sem dados de clientes. A tabela abaixo usa o mesmo serviço de comparação do formulário. Você pode repetir a conferência e mudar os critérios para entender o comportamento antes de enviar seus arquivos.
| Identificação | Situação | Campo | Referência | Comparação | Diferença | Impacto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| P01 · Cabo flexível 2,5 mm | Veio a menos | Quantidade | 10 RL | 9 RL | -1 | — |
| P01 · Cabo flexível 2,5 mm | Preço maior | Preço unitário | R$ 25,00 | R$ 26,00 | 1 | -R$ 16,00 |
| P02 · Disjuntor 20 A | Não veio na nota | Quantidade | 5 UN | — | — | |
| P03 · Tomada 10 A | Fora do pedido | Quantidade | 2 UN | — | — |
Use o resultado na rotina de recebimento
Comece pelos itens que aparecem em apenas um lado. Um produto novo pode representar substituição negociada, remessa adicional ou erro no pedido; um item ausente pode indicar entrega parcial. Depois, confira duplicidades, quantidades e preços. O relatório não decide se a entrega deve ser aceita ou recusada. Ele organiza evidências para compras, almoxarifado e financeiro verificarem com o fornecedor, considerando acordos e documentos que não estão presentes nos arquivos enviados.
O XML precisa conter uma única NF-e modelo 55. O leitor não consulta situação da nota, não verifica assinatura digital e não certifica autorização fiscal. DANFE em PDF, NFS-e, eventos e lotes têm estruturas diferentes e não são tratados como notas de produtos. Para uma exportação de recebimento em CSV ou Excel, utilize as mesmas regras de chave, quantidade e preço. Nenhum pedido é encerrado, nenhum estoque é movimentado e nenhum lançamento fiscal é transmitido pela ferramenta.
Arquivos, limites e privacidade
Cada arquivo aceita até 5 MB, com no máximo 2.000 linhas de dados, 40 colunas e 2.000 caracteres por célula. A primeira linha precisa conter cabeçalhos preenchidos e únicos. No Excel são aceitos arquivos .xlsx e os resultados de fórmulas já salvos; arquivos .xls devem ser convertidos. CSV aceita vírgula, ponto e vírgula ou tabulação, com aspas duplas nos campos que contêm separadores.
Os arquivos são enviados por HTTPS e processados em memória no servidor, sem gravação dos documentos e sem histórico de comparações. Com JavaScript ativo, arquivos, textos e critérios permanecem nesta aba após a comparação, inclusive se houver erro. Ao recarregar ou sair da página, selecione os arquivos novamente. Sem JavaScript, o envio recarrega a página e exige nova seleção dos arquivos. O relatório baixado fica sob seu controle no aparelho. Nenhum dado é atualizado no sistema de origem. Confira a Política de Privacidade e mantenha somente as informações necessárias à tarefa.
Perguntas frequentes
Qual XML é aceito?
XML de uma única NF-e modelo 55, com ou sem o envelope nfeProc. DANFE em PDF, eventos, NFS-e e lotes não são lidos como nota de produtos.
Como relacionar o código do fornecedor?
Não é preciso preparar nada na maioria dos casos. Se o código do pedido for diferente do cProd da nota, a ferramenta procura o código do pedido na descrição da nota e, por último, associa descrições muito parecidas, marcando o item como Confirmar produto.
A diferença inclui impostos e frete?
Não. O impacto dos itens correspondentes é quantidade recebida vezes preço unitário recebido menos quantidade pedida vezes preço unitário pedido. Não inclui frete, descontos globais, tributos ou outras despesas.
É possível conferir duas planilhas?
Sim. O lado recebido também aceita CSV e .xlsx com código, quantidade e preço unitário, permitindo conferir uma exportação do recebimento.
A ferramenta verifica se a nota foi autorizada?
Não. A leitura do XML não certifica assinatura, autorização, situação fiscal ou autenticidade. Consulte o procedimento fiscal da empresa para essas verificações.
Como tratar produtos repetidos ou unidades diferentes?
Linhas repetidas do mesmo código são somadas, com preço médio ponderado. Quando pedido e nota têm coluna de unidade, o relatório avisa se forem diferentes; não há conversão automática.
Os arquivos ficam armazenados no site?
Os arquivos são enviados ao servidor por HTTPS para leitura e comparação em memória, sem gravação dos documentos no servidor. Não há histórico ou salvamento automático destes arquivos. Ao sair ou recarregar, selecione-os novamente. O relatório exportado fica no seu aparelho.
Outras ferramentas para conferir sua rotina
- Comparador de planilhas: Compare CSV e Excel por uma chave, identifique alterações, registros novos, ausentes e duplicados e exporte o relatório.
- Conferidor de inventário: Confira estoque registrado e contagem física por código, com divergências de quantidade e impacto pelo custo unitário.
- Conferência bancária: Compare extrato OFX, CSV ou Excel com seu controle, por data e valor, com tolerâncias e revisão de ambiguidades.
- Comparador de documentos: Compare textos, DOCX e PDFs com texto selecionável e veja trechos adicionados, removidos e preservados.
- Gerador de recibos e calculadora de horas trabalhadas.