Guia de conferência de inventário
Como funciona, passo a passo
- Escolha arquivos que representem o mesmo período, cadastro ou versão de trabalho. Separe apenas os dados necessários à conferência.
- Envie os dois arquivos. A leitura é imediata e mostra quantas linhas foram encontradas; se o Excel tiver várias abas, escolha a aba na lista. Quando as duas listas estão no mesmo Excel, basta enviá-lo uma vez: a segunda aba é usada como comparação.
- Confira as colunas reconhecidas automaticamente pelo nome dos cabeçalhos e ajuste só as que estiverem erradas. Formatos de números e datas, tolerâncias e regras especiais ficam em “Opções avançadas”.
- Execute a comparação e leia os critérios exibidos junto do relatório. Comece pelas ocorrências que exigem revisão antes de interpretar os totais.
- Filtre por situação ou por texto para organizar a análise. Baixe o CSV, gere um PDF ou imprima o resultado conforme o processo da sua equipe.
Prepare o mesmo recorte de estoque
Exporte o estoque registrado na data de corte da contagem. Se houver movimentações durante o inventário, separe-as para análise antes de atribuir uma diferença à perda física. Os dois arquivos precisam representar o mesmo depósito e a mesma unidade de medida. Um código contado em caixas não pode ser comparado diretamente a um saldo em unidades. A ferramenta não converte embalagens, lotes ou fatores de multiplicação; essa preparação deve ocorrer na origem.
Utilize um identificador que corresponda ao nível efetivamente contado. Se o mesmo produto existir em vários depósitos, lotes ou endereços, agregue previamente os dados de maneira controlada ou prepare um código composto consistente nos dois arquivos. Por padrão, linhas com o mesmo código são somadas, o que atende ao caso comum de um item contado em mais de um local; o relatório informa quais linhas entraram na soma. Se o seu processo exige uma linha por código, desmarque a soma nas opções avançadas e as repetições ficarão para revisão. Descrições ajudam a equipe de recontagem, mas o vínculo entre os itens depende exclusivamente da chave escolhida.
Fórmula e leitura do impacto
A diferença é quantidade física menos quantidade registrada. Se o sistema informa 100 unidades e a contagem encontra 97, a divergência é menos três. Com custo unitário de 12,50, o impacto calculado é menos 37,50. Quando há 22 unidades físicas para um saldo de 20, a diferença é positiva em duas. Esses sinais descrevem a direção da divergência e permitem priorizar a apuração. O custo utilizado é o valor enviado na referência; não há consulta a compras ou cálculo de custo médio.
O indicador financeiro considera os itens encontrados nos dois arquivos. Por padrão, um item ausente não é tratado como saldo zero: ele aparece como “Não contado” ou “Fora do cadastro”. Quando a contagem cobre todo o estoque, ative “Item não contado = zero” para que a ausência vire falta com impacto. Se você não informar uma coluna de custo, a conferência funciona somente por quantidade. A tolerância é absoluta e usa a mesma unidade da coluna: 0,01 significa uma centésima da quantidade, não um percentual. Mesmo quando a diferença fica dentro da tolerância, o relatório mantém seu valor e o impacto correspondente, sem escondê-los.
Exemplo calculado pela ferramenta
O botão “Carregar exemplo” preenche um caso fictício, sem dados de clientes. A tabela abaixo usa o mesmo serviço de comparação do formulário. Você pode repetir a conferência e mudar os critérios para entender o comportamento antes de enviar seus arquivos.
| Identificação | Situação | Campo | Referência | Comparação | Diferença | Impacto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A01 · Parafuso 6 mm | Falta | Quantidade | 100 | 97 | -3 | -R$ 37,50 |
| B02 · Arruela lisa | Sobra | Quantidade | 20 | 22 | 2 | R$ 16,00 |
| C03 · Porca sextavada | Não contado | Quantidade | 5 | — | — | |
| D04 | Fora do cadastro | Quantidade | 1 | — | — |
Da divergência à recontagem
Comece verificando se as linhas correspondem ao depósito e ao momento da contagem. Depois, filtre as ocorrências alteradas e direcione uma recontagem para os itens relevantes. Uma falta pode decorrer de transferência ainda não registrada, erro de unidade ou contagem incompleta. Uma sobra pode indicar entrada pendente ou código trocado. O relatório mostra onde investigar, mas não determina a causa nem classifica automaticamente perdas, avarias ou acertos contábeis.
O saldo líquido dos impactos pode ser pequeno mesmo quando existem faltas e sobras relevantes em produtos distintos. Leia as linhas individuais e não use apenas o total como critério de aprovação. Itens sem correspondência exigem investigação separada para distinguir produto novo de falha na exportação. Após a validação, realize os ajustes no sistema responsável com a documentação exigida pela empresa. Nenhum saldo, custo ou movimentação é alterado pelo Quima Tools, e não há envio de comandos ao seu ERP.
Arquivos, limites e privacidade
Cada arquivo aceita até 5 MB, com no máximo 2.000 linhas de dados, 40 colunas e 2.000 caracteres por célula. A primeira linha precisa conter cabeçalhos preenchidos e únicos. No Excel são aceitos arquivos .xlsx e os resultados de fórmulas já salvos; arquivos .xls devem ser convertidos. CSV aceita vírgula, ponto e vírgula ou tabulação, com aspas duplas nos campos que contêm separadores.
Os arquivos são enviados por HTTPS e processados em memória no servidor, sem gravação dos documentos e sem histórico de comparações. Com JavaScript ativo, arquivos, textos e critérios permanecem nesta aba após a comparação, inclusive se houver erro. Ao recarregar ou sair da página, selecione os arquivos novamente. Sem JavaScript, o envio recarrega a página e exige nova seleção dos arquivos. O relatório baixado fica sob seu controle no aparelho. Nenhum dado é atualizado no sistema de origem. Confira a Política de Privacidade e mantenha somente as informações necessárias à tarefa.
Perguntas frequentes
Qual é a fórmula da divergência?
A diferença é a quantidade física menos a quantidade registrada. Resultado negativo indica falta e positivo indica sobra. O impacto é essa diferença multiplicada pelo custo unitário informado na referência.
O custo unitário é obrigatório?
Não. Uma coluna como Custo ou Custo médio é reconhecida automaticamente; escolha “não usar” para conferir apenas quantidades. Sem custo, não há estimativa financeira.
Posso comparar unidades diferentes?
Não há conversão automática de caixa, pacote, quilo ou unidade. Converta as duas bases para a mesma unidade antes de enviar.
Um código ausente equivale a estoque zero?
Por padrão, não: o item aparece como Não contado ou Fora do cadastro e fica fora do impacto. Se a contagem cobriu todo o estoque, ative “Item não contado = zero” nas opções avançadas.
E se o mesmo item foi contado em dois lugares?
As linhas com o mesmo código são somadas automaticamente e o relatório mostra quais linhas entraram na soma. Para revisar repetições uma a uma, desmarque a soma nas opções avançadas.
O relatório ajusta o estoque automaticamente?
Não. Nenhum saldo é alterado. Confira duplicidades, recontagens e custos e faça o ajuste no sistema de origem conforme seu processo.
Os arquivos ficam armazenados no site?
Os arquivos são enviados ao servidor por HTTPS para leitura e comparação em memória, sem gravação dos documentos no servidor. Não há histórico ou salvamento automático destes arquivos. Ao sair ou recarregar, selecione-os novamente. O relatório exportado fica no seu aparelho.
Outras ferramentas para conferir sua rotina
- Comparador de planilhas: Compare CSV e Excel por uma chave, identifique alterações, registros novos, ausentes e duplicados e exporte o relatório.
- Conferência bancária: Compare extrato OFX, CSV ou Excel com seu controle, por data e valor, com tolerâncias e revisão de ambiguidades.
- Conferência de pedido × XML: Compare itens de um pedido CSV ou Excel com XML de NF-e: códigos, quantidades e preços, com relatório de divergências.
- Comparador de documentos: Compare textos, DOCX e PDFs com texto selecionável e veja trechos adicionados, removidos e preservados.
- Gerador de recibos e calculadora de horas trabalhadas.