Como preparar uma fatura internacional
Comece pelos dados essenciais
Uma fatura útil deixa claro quem cobra, quem deve pagar e quais produtos ou serviços foram fornecidos. No modo rápido, informe os nomes das partes, descreva a entrega, escolha a data e preencha quantidade e preço. Use descrições que seu cliente possa reconhecer no contrato ou no pedido. Evite expressões vagas quando houver várias etapas de trabalho. Um serviço de manutenção pode identificar o período atendido e a atividade realizada. Um produto pode trazer o nome comercial e uma referência interna. Antes de salvar, confira a moeda exibida junto ao total e veja se o valor corresponde ao combinado.
País, idioma e moeda são escolhas diferentes
O país ajuda a identificar os campos comerciais do emissor, mas não decide a moeda da cobrança nem traduz nomes preenchidos pelo usuário. O idioma do documento controla os rótulos da prévia e do PDF. O formato regional controla datas e números. Uma empresa alemã pode escolher inglês como idioma e manter a formatação alemã dos valores. Alterar a moeda não converte os preços já digitados. Se você mudar de BRL para USD, revise os preços manualmente. Para mostrar um valor equivalente, informe moeda de referência, taxa, data e fonte da cotação. O valor convertido é apenas informativo e não altera o saldo da moeda faturada.
Escolha o documento adequado
Invoice é uma cobrança comercial. Proforma apresenta condições preliminares e deve ser identificada para que o destinatário não a confunda com uma cobrança definitiva. Commercial Invoice organiza informações de mercadorias e comércio exterior, como origem, destino e classificação informada pelo usuário. Service Invoice destaca a prestação de serviços. Credit Note registra um ajuste comercial e apresenta valores negativos a partir dos valores positivos preenchidos. O modelo recorrente serve como ponto de partida para cobranças periódicas. Um orçamento apresenta uma oferta; uma ordem de serviço organiza a execução; um recibo comprova um pagamento recebido. Esses documentos têm finalidades distintas e precisam refletir o que realmente aconteceu.
Entenda os cálculos antes de configurar impostos
O cálculo começa pela quantidade multiplicada pelo preço unitário. O desconto de cada item pode ser fixo ou percentual. O desconto global é distribuído proporcionalmente entre os itens, preservando a soma na menor unidade monetária. Depois são calculados os impostos configurados e somados frete e taxas adicionais; a retenção manual reduz o total. Os pagamentos reduzem o saldo pendente. A aritmética usa valores decimais e arredondamento de metade para cima, respeitando as casas da moeda. Escolha arredondamento de imposto por item ou por subtotal. Em valores pequenos, essa decisão pode mudar centavos; mantenha a política acordada com seu cliente e adequada à operação.
Impostos incluídos e adicionados
Em imposto adicionado, a taxa aumenta o valor líquido do item. Em imposto incluído, a parcela tributária é extraída do preço já informado. Várias taxas são tratadas em paralelo sobre a mesma base, sem incidência de imposto sobre imposto. O campo de imposto da linha substitui a primeira taxa configurada para aquele item. Nenhuma alíquota vem aplicada automaticamente por país. Não configurar imposto também não declara que a operação é isenta. Confira base, incidência, retenções e obrigações com um profissional que conheça o país e o regime da empresa. A ferramenta não substitui NF-e ou NFS-e no Brasil nem os documentos oficiais exigidos em outras jurisdições.
Pagamentos, status e vencimentos
Registre cada pagamento com data, valor, método e referência. Para uma fatura de 1.200, dois pagamentos de 400 e 300 deixam saldo de 500 na mesma moeda. A ferramenta calcula o saldo e identifica pagamento parcial ou total; o status de envio precisa ser marcado manualmente. Um documento pode ficar vencido quando a data passa e ainda há saldo. Cancelamento é uma decisão do usuário e não apaga automaticamente o histórico comercial. No histórico, pesquise cliente ou número e filtre moeda, país, status e datas. Não some valores de moedas diferentes sem uma conversão explícita. Exporte um evento de calendário para acompanhar o vencimento na agenda que você utiliza.
Importe com revisão e preserve os registros
A importação lê CSV e XLSX localmente. Escolha um arquivo pequeno, confira os cabeçalhos e ajuste o mapeamento antes de confirmar. A prévia mostra registros válidos e os números das linhas rejeitadas. Escolha entre itens da fatura, catálogo de produtos e catálogo de clientes. Use uma coluna para nome e colunas separadas para preço e quantidade. Em CSV, os separadores decimais seguem o formato regional escolhido. Em XLSX, valores numéricos são lidos como dados da planilha. Fórmulas e conteúdo ativo são rejeitados, sem execução de macros. A confirmação acrescenta os registros válidos e evita repetir chaves já presentes, preservando os itens e cadastros anteriores.
Organize backup, recorrência e apresentação
Minhas Faturas guarda documentos no IndexedDB deste navegador. Isso não é sincronização entre computadores ou celulares. Navegação privada, falta de espaço e limpeza de dados podem impedir gravações ou apagar o histórico. Exporte backups JSON regularmente e proteja os arquivos, pois podem conter informações de clientes e dados bancários. Restaurar um backup preserva os registros com identificadores já existentes. Para recorrência, abra o modelo e clique para preparar a próxima fatura; não há geração com o navegador fechado. Revise vencimento e numeração do novo rascunho. Escolha A4 ou Letter, confira todas as páginas e ajuste margens e colunas antes de imprimir ou compartilhar o PDF.
| País | Moeda | Identificação empresarial |
|---|---|---|
| BR | BRL | CPF/CNPJ |
| US | USD | EIN |
| CA | CAD | BN / GST-HST |
| GB | GBP | Company Number / VAT Number |
| PT | EUR | NIF |
| ES | EUR | NIF/NIE |
| DE | EUR | Steuernummer / USt-IdNr. |
| FR | EUR | SIREN/SIRET / VAT |
| IT | EUR | Partita IVA |
| MX | MXN | RFC |
| AR | ARS | CUIT |
| CL | CLP | RUT |
| CO | COP | NIT |
| PE | PEN | RUC |
| AU | AUD | ABN |
| NZ | NZD | NZBN / GST Number |
Perguntas frequentes
O PDF é uma nota fiscal oficial?
Não. É um documento comercial. Confira os requisitos da operação com um profissional local antes de usar para fins fiscais.
Posso escolher idioma e moeda separadamente?
Sim. País, idioma do documento, formato regional e moeda são independentes. Não há conversão automática.
Onde ficam minhas faturas?
No IndexedDB deste navegador. Não há sincronização. Exporte um backup JSON e guarde-o em local seguro.
A recorrência funciona com o navegador fechado?
Não. Abra o modelo e use Preparar próxima fatura para criar um novo rascunho. Pagamentos anteriores não são copiados.
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Gerador de orçamentos e propostas · Gerador de ordens de serviço · Gerador de recibos