Cómo preparar una factura internacional
Empieza con los datos esenciales
Una factura útil indica quién cobra, quién debe pagar y qué productos o servicios se han suministrado. En el modo rápido, introduce los nombres, describe la entrega, elige la fecha y completa cantidad y precio unitario. Utiliza descripciones que el cliente pueda relacionar con el contrato o el pedido. Evita textos vagos cuando el trabajo incluya varias etapas. Un servicio de mantenimiento puede indicar el período atendido y la actividad realizada. Un producto puede mostrar su nombre comercial y una referencia interna. Antes de guardar, comprueba la moneda que aparece junto al total y confirma que el importe corresponde a lo acordado.
Separa país, idioma y moneda
El país ayuda a identificar los campos comerciales, pero no decide la moneda de cobro ni traduce nombres introducidos por el usuario. El idioma del documento controla las etiquetas de la vista previa y del PDF. El formato regional controla fechas y números. Una empresa alemana puede elegir etiquetas en inglés y mantener el formato alemán de los importes. Cambiar la moneda no convierte los precios existentes. Si cambias BRL por USD, revisa los precios manualmente. Para mostrar un equivalente, indica moneda de referencia, tipo de cambio manual, fecha y fuente. El importe convertido es informativo y no modifica el saldo de la moneda facturada.
Elige el tipo de documento
Una factura solicita el pago de una operación comercial. La proforma presenta condiciones preliminares y debe identificarse para evitar que el destinatario la confunda con un cobro definitivo. La factura de comercio exterior organiza información de mercancías, como origen, destino y clasificación indicada por el usuario. La factura de servicios se centra en el trabajo prestado. La nota de crédito registra un ajuste comercial y muestra importes negativos calculados a partir de datos positivos. La plantilla recurrente permite preparar cobros periódicos. Un presupuesto presenta una oferta, una orden de trabajo organiza la ejecución y un recibo acredita un pago recibido. Cada documento debe reflejar lo ocurrido realmente.
Comprende la política de cálculo
El cálculo empieza multiplicando cantidad por precio unitario. El descuento de cada línea puede ser fijo o porcentual. El descuento global se distribuye proporcionalmente, conservando la suma exacta en la unidad menor de la moneda. Después se calculan los impuestos configurados y se añaden envío y cargos adicionales; la retención manual reduce el total. Los pagos registrados reducen el saldo pendiente. El motor utiliza aritmética decimal y redondea la mitad hacia arriba según las posiciones decimales de cada moneda. Elige redondeo del impuesto por artículo o por subtotal. Con importes pequeños, esa elección puede cambiar céntimos y debe mantenerse coherente con el acuerdo comercial.
Impuestos incluidos y añadidos
Cuando el impuesto se añade, la tasa incrementa el valor neto del artículo. Si está incluido, la parte tributaria se extrae del precio introducido. Las tasas múltiples se aplican en paralelo sobre la misma base, sin calcular impuestos sobre impuestos. El impuesto de una línea sustituye la primera tasa configurada para ese artículo. No se aplica ninguna tasa automáticamente por país. Dejar impuestos sin configurar tampoco declara que la operación esté exenta. Consulta bases, retenciones y obligaciones con un profesional que conozca el país y el régimen de la empresa. La herramienta no sustituye CFDI en México, NF-e o NFS-e en Brasil ni los sistemas oficiales exigidos en otras jurisdicciones.
Registra pagos y revisa estados
Anota cada pago con fecha, importe, método y referencia. Para una factura de 1.200, dos pagos de 400 y 300 dejan 500 pendientes en la misma moneda. El sistema calcula el saldo e identifica pagos parciales o completos. El estado de envío requiere una confirmación manual del usuario. Un documento puede quedar vencido si pasa la fecha y todavía existe saldo. La cancelación es una decisión explícita y no borra por sí sola el historial comercial. Busca por cliente o número y filtra moneda, país, estado y fechas. No sumes saldos de distintas monedas sin una conversión explícita. Exporta el vencimiento como evento de calendario para consultarlo en tu agenda.
Importa hojas con revisión
Los archivos CSV y XLSX se leen localmente. Selecciona un archivo limitado, revisa los encabezados y ajusta la asignación de columnas antes de confirmar. La vista previa muestra registros válidos y números de filas rechazadas. Elige entre artículos de la factura, catálogo de productos y catálogo de clientes. Usa una columna para nombre y columnas separadas para cantidad y precio. En CSV, los separadores decimales siguen el formato regional seleccionado. En XLSX, los números se leen como datos de la hoja. Se rechazan fórmulas y contenido activo, sin ejecutar macros. La confirmación añade registros válidos y evita claves repetidas, conservando los registros existentes.
Protege tus datos y prepara recurrencias
Mis Facturas guarda documentos en el IndexedDB de este navegador. No hay sincronización entre ordenadores o teléfonos. La navegación privada, los límites de espacio y la limpieza del navegador pueden impedir guardar o borrar el historial. Exporta copias JSON regularmente y protégelas porque pueden contener datos personales y bancarios. La restauración conserva los registros con identificadores existentes. Para recurrencias, abre la plantilla y pulsa para preparar la siguiente factura; no se genera nada con el navegador cerrado. Revisa número, fechas y precios del borrador. Elige A4 o Letter, comprueba todas las páginas y ajusta márgenes y columnas antes de imprimir o compartir el PDF.
| País | Moneda | Identificación empresarial |
|---|---|---|
| BR | BRL | CPF/CNPJ |
| US | USD | EIN |
| CA | CAD | BN / GST-HST |
| GB | GBP | Company Number / VAT Number |
| PT | EUR | NIF |
| ES | EUR | NIF/NIE |
| DE | EUR | Steuernummer / USt-IdNr. |
| FR | EUR | SIREN/SIRET / VAT |
| IT | EUR | Partita IVA |
| MX | MXN | RFC |
| AR | ARS | CUIT |
| CL | CLP | RUT |
| CO | COP | NIT |
| PE | PEN | RUC |
| AU | AUD | ABN |
| NZ | NZD | NZBN / GST Number |
Preguntas frecuentes
¿El PDF es una factura fiscal oficial?
Es un documento comercial. Consulta los requisitos de la operación con un profesional local antes de usarlo con fines fiscales.
¿Puedo elegir idioma y moneda por separado?
Sí. País, idioma del documento, formato regional y moneda son independientes. No hay conversión automática.
¿Dónde se guardan mis facturas?
En el IndexedDB de este navegador. No hay sincronización. Exporta una copia JSON y guárdala en un lugar seguro.
¿La recurrencia funciona con el navegador cerrado?
No. Abre la plantilla y pulsa Preparar siguiente factura para crear un borrador. No se copian los pagos anteriores.
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